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「是啊,貴公司剛創立時,是怎麼安排工作的?」
許多企業追本溯源,剛開始都是由創辦人單槍匹馬親自上陣。正因某個人在某個時候,腦中突然浮想「來創立一番新事業吧!」才會有企業的誕生。在那個時間點,自然也只有創辦人獨自一人。而在剛創業時,創業者即使只靠自己的力量,也想製造、販售的,是什麼樣的商品呢?
現在被視為理所當然的人才與企業名號等種種資產,是累積多少努力,才擁有現在的價值?這類問題,能再次提醒人們,在日常生活中容易逐漸遺忘的重要初衷。
前面的例子,是針對員工提出的問題。不過這類的「理所當然」,其實存在於所有5W1H中;例如,在訂購產品時,有關辦公室及工廠的地點,以及製作流程等等。各位不妨也試著從自己的周遭開始,尋找可以成為好問題的各種素材。

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⑥對於「調換立場」的提問
我們常常聽到人們提及,站在他人立場思考有多重要。不過關於調換立場的問題,在啟發對方思考的層面上,也具有一定的成效。
生活中的人際關係,通常容易陷入固定的模式。特別是在重視上下關係的職場上,特別容易被既定的立場束縛。因此,我會詢問總經理或經營者:「如果你和某某人的立場互相調換,你會怎麼做?」這樣的問題,還可以衍生出什麼其他類似的提問呢?
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附帶一提,我也曾在第一章介紹過「如果我是這家公司的總經理,會怎麼做?」這類問題,也是即將成為領導者的人,對自己提出的假設。因此領導者候選人,或許也可說是懂得調換立場、對自己提出問題的人。
⑦對於「現在與未來」的提問
若是用時間軸區分四種問題類型,當問到有關現在與未來的問題時,很容易把小問題問成好問題;而問到有關過去的問題時,則較有可能把大問題問成壞問題。
關於這點,或許以做某件事之前與之後來比喻,比較容易理解。例如,有位同事明天要負責一場重要的簡報,如果你希望對方能順利完成報告,那麼應該就會這樣問:
「明天會有幾位客戶來參加?」
「你覺得那些客戶,大多會有什麼樣的工作經驗?」
「明天在簡報時,你的介紹順序是什麼?要怎麼做,才能讓聽眾留下深刻的印象?」
「你希望聽眾在簡報結束之後,會獲得什麼樣的感想?」

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這類問題,可以幫助同事具體預測狀況。如果能先預想到聽眾會是哪些人,也就表示可以更精準的掌握話題,進而與聽眾產生共鳴。在了解簡報必備的資料後,就只需要準備周全、努力迎接挑戰。因此上述的提問,有相當大的機率能成為好問題。
試想,假如同樣的問題,是在簡報結束後的隔天才問,會給人什麼樣的感受呢?
「有幾位客戶來參加呢?」、「大家的感想是什麼?」無論提出什麼樣的問題,簡報都已經是過去式了。即便有提點同事的功效,也很可能會伴隨後悔及反省等負面情緒,容易成為令人有些難以啟齒的大問題。
如果想提出對方容易回答,又具備啟發效果的好問題,那麼積極針對未來的狀況提問,將會是一大重點。

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⑧「好問題」即是開放式的問題
最後,我要說明的是,封閉式與開放式問題之間的差異。
除了前述四種分類,常見的問題類式還可以區分為封閉式問題及開放式問題,並可依照不同目的提出。
封閉式問題,指的是「是或不是」、「A或B」等類、答案範圍從一開始就已有限制的問題。舉例來說,像是「功課做完了沒?」、「和客戶連絡了嗎?」這類的提問,都可算在封閉式問題的範圍內。由於這種提問方式能獲得明確的答案,因此用在確認事實狀況、以及他人意願時,效果會特別顯著。
在職場上,管理者的職位越高,就越常有提出封閉式問題的傾向。
據高起公司的統計調查結果顯示,企業管理職提出的問題中,有七成以上都屬於封閉式問題。像是「指示部屬的工作完成了嗎?還是沒有完成?」等類,大多用於確認部屬的工作進度。基本上,封閉式問題經常會應用在關於指示、命令的職場關係中。
此外,對於被提問的一方來說,基本上只要回答是、不是就好,也有減少心理負擔、思考時間較短等優勢。只不過,封閉式問題的缺點就在於,由於答案的模式受到限制,因此很難延伸出後續的話題。
在對方回答是或不是、做完了或沒做完,這類二選一的答案背後,有著什麼樣的想法?又為什麼會採取相關的行動?提問者都無從得知其中的原因以及動機。封閉式問題另一個更大的缺點是,重複提出這樣的問題,很可能會讓對方感受到負面的弦外之音,例如:「這個人並不信任我。」就像媽媽問小孩子的問話方式,例如:「功課寫好了沒?」、「有好好整理書包嗎?」這些不單只是確認孩子有沒有做這些動作,對於被問到的孩子來說,可能也代表「你是不是還沒寫功課」、「是不是又忘了整理書包」這類受到懷疑的負面訊息。所以有的時候,孩子在被媽媽問到功課是否寫好了時,就會露出不高興的樣子,甚至向媽媽頂嘴。
在職場上也是同樣的道理。「會議資料準備好了嗎?」、「企畫交出去了嗎?」上司如果長期都對部屬提出這類封閉式的問題,容易令部屬心生反感,導致無法建立良好的信任關係。
另一方面,開放式問題在回答上則沒有限制,可以用自己的方式自由回應提問:
「這次推出的新商品,你覺得如何?」
「如何才能提升整體團隊的業績?」
「你覺得在什麼時候做些什麼,最能提振工作士氣?」
這些問題都是開放式問題的簡單例句。相對於封閉式問題採用是或不是的問句,開放式問題較常採用5W1H的疑問句,像是何時、何處、何人、何事、為何、如何等等。
當難以判斷自己的提問是屬於開放式或封閉式問題時,可以先嘗試在腦海裡用英文稍微翻譯自己的提問。如果是「Do you……?」、「Are you……?」開頭的問句,通常就屬於封閉式問題。
即使心裡是為了要鋪陳開放式的問題,但只要以「Do you……?」、「Are you……?」開頭的,就不能算數,請以文章形式作為判斷的標準。
順帶一提,5W1H的疑問句,也可區分為兩種。
何時、何處、何人等問題,能讓對方重新檢視原本忽略的重點,以推動行動計畫,使目標更加具體;何事、為何、如何等問題,則是強化對於行動目標的思考,以預測採取某項行動將產生的影響力,以及想像行動結果將為自己帶來的收穫。
此外,因為開放式問題的應答方式比較自由,相對於封閉式問題,應答者會更容易覺得是由自己尋找出答案的,因此比較容易引導出自發性的回答。從這項特徵來看,開放式問題會比封閉式問題,更容易成為好問題。
在日常談話中,將封閉式問題轉變為開放式問題,是十分重要的技巧。像剛才提到「功課寫好了沒?」的例子,原本對方只能回答是或不是的封閉式問題,這時也可以加入一些想法,使其轉換成開放式問題。
「最近哪一科的作業比較多?」
「你覺得,今天大概得花多少時間來寫功課?」
「如果有人可以幫忙你寫作業,你會想拜託誰?」
雖然根據親子關係的不同,會有個案上的差異,不過對孩子來說,這種開放式的提問方式,通常會比封閉式問題更容易回答。因為這樣的問題,可以鼓勵孩子思考該如何採取具體的行動,來面對寫功課這件事。
如果發現自己在公司比較常對同事或部屬提出封閉式問題,不妨藉由這個機會,將一些提問轉變為開放式問題吧。相信只要持續下去,你提出的問題,自然而然就比較容易成為好問題。
好問題有八個特徵:
①對於「真正想做的事」的提問、②對於「工作意義」的提問、③對於對方某個「用詞的定義」提出問題、④對於「相反概念」的提問、⑤對方認為「理所當然」的觀念,你提出疑問、⑥對於「調換立場」的提問、⑦對於「現在與未來」的提問、⑧「好問題」即是開放式的問題。

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